BLOGit ja ajankohtaista

Näin vältyt jäämästä sähköpostivyöryn alle

Kukapa meistä ei olisi joskus tuskastunut sähköpostien loputtomaan vyöryyn? Ääriään myöten täysi sähköpostilaatikko muistuttaa usein vanhan ajan kaatopaikkaa, jossa aarteet ovat piilossa kaiken maailman roskan seassa.  

Ajatus inboxin siivoamisesta voi tuntua hurjalta varsinkin, jos sinne on kertynyt tuhansia viestejä – ja uusia tulee koko ajan. Se on kuitenkin tehtävissä. Tässä muutamia hyväksi havaittuja vinkkejä sekä sähköpostilaatikon siivoamiseen että siisteyden ylläpitämiseen jatkossa: 

1. Opettele poistamaan viestejä 

Sähköpostilaatikko on tyypillisesti täynnä vanhoja viestejä, joiden säilyttämisessä ei ole enää järkeä. Joko viestin aihe on loppuun käsitelty, yhteyshenkilö vaihtunut tai koko viestittelyn kohteena ollutta yritystä ei ole enää olemassa. Lisäksi postilaatikkoa täyttävät mainokset, kalenterimuistutukset ja muut hyödyttömät viestit. Onko tällaisten viestien säilyttämisellä arvoa?  

Ratkaisu: poista jatkossa jokainen viesti heti, kun et usko palaavasi siihen enää tulevaisuudessa. Ei liene kovinkaan tärkeää muistaa, että sait 20.5.2016 kutsun kokoukseen, joka lopulta vieläpä peruuntui. 

2. Ole järjestelmällinen 

Sähköpostilaatikko täyttyy uudestaan alta aikayksikön, jos annat sen tapahtua. Tärkein työväline sähköpostin siisteyden ylläpitämiseen onkin järjestelmällisyys: 

  • Jos saapunut posti vaatii vain lyhyitä, korkeintaan parin minuutin mittaisia toimenpiteitä, tee ne ja poista viesti. 
  • Älä jätä toimenpiteitä vaativia viestejä saapuneet-kansioon, vaan luo tarpeesi mukaan alakansioita ja siirrä posti oikeaan kansioon välittömästi sen luettuasi.  
  • Nimeä alakansiot tarvittavan toimenpiteen mukaan: tehtävät, toimintaohjeet, palattavat jne. Luo oma systeemi, joka tukee työskentelyäsi. Joku voi tarvita vain kaksi kansiota, toinen tarvitsee tusinan verran. Mikä vain toimii sinun työssäsi. 
  • Aloita jo seuraavasta saamastasi viestistä ja pidä systeemiä yllä.  

     

    3. Aloita alusta 

    Sähköposteja tulee koko ajan lisää. Siksi helpoin konsti olla häiriintymättä uusista viesteistä ja niihin reagoimisesta on aloittaa viestien tuhoaminen ja kansioihin järjestäminen vanhimmista posteista. Mitä vanhempi viesti, sitä matalampi kynnys sen poistamiseen on. Opittuasi poistamisen jalon taidon se onnistuu jatkossa uusienkin postien kohdalla. Huomaat nopeasti, kuinka sekä sähköpostilaatikko että mieli kevenevät. 

    4. Älä yritä tehdä kaikkea kerralla 

    Inboxissasi saattaa olla viisinumeroinen luku viestejä, jolloin urakka tuntuu ylitsepääsemättömän hankalalta. Muista siis omat rajasi ja varaa siivoustyölle aikaa. Varaa kalenteriisi esimerkiksi muutaman päivän välein vartin tai puolen tunnin mittaisia slotteja, jolloin keskityt siivous- ja tuhotöihin. 

    5. Nauti siisteydestä 

    Näillä ohjeilla toimiessasi sähköposti muuttuu epämääräisestä viestimylläkästä siksi arvokkaaksi työkaluksi, joksi se on tarkoitettu. Nauti! 

    Henri Vänskä

    Content specialist

    Share on facebook
    Share on google
    Share on twitter
    Share on linkedin
    Share on whatsapp

    Etkö vielä ole Lyrecon asiakas?

    Rekisteröidy heti, niin sinun ei enää tarvitse murehtia työpaikkatarvikkeista! Laaja, laadukas tuotevalikoima.
    Helppokäyttöinen verkkokauppa. Toimitus seuraavaksi päiväksi!

    castle-1083570_640

    TOIMITUSVARMUUS 99 %

    Markkinoiden paras

    time-1606153_640

    TOIMITUS SEURAAVAKSI TYÖPÄIVÄKSI

    Ennen klo 16.00 tehdyissä tilauksissa

    person-1824144_640

    AMMATTILAISET PALVELUKSESSASI

    Maan kattava myyntiverkosto

    Lyreco Finland Oy 
    Väinö Tannerin tie 3 
    01510 VANTAA

    Vaihde: 010 500 1500 
    Asiakaspalvelu: 010 500 1000 
    asiakaspalvelu@lyreco.com

    Copyright © Lyreco Finland Oy. Kaikki oikeudet pidätetään.

    Tämä sivusto käyttää evästeitä. Lue lisää ››