Näin vältyt jäämästä sähköpostivyöryn alle
Kukapa meistä ei olisi joskus tuskastunut sähköpostien loputtomaan vyöryyn? Ääriään myöten täysi sähköpostilaatikko muistuttaa usein vanhan ajan kaatopaikkaa, jossa aarteet ovat piilossa kaiken maailman roskan seassa.
Ajatus inboxin siivoamisesta voi tuntua hurjalta varsinkin, jos sinne on kertynyt tuhansia viestejä – ja uusia tulee koko ajan. Se on kuitenkin tehtävissä. Tässä muutamia hyväksi havaittuja vinkkejä sekä sähköpostilaatikon siivoamiseen että siisteyden ylläpitämiseen jatkossa:
1. Opettele poistamaan viestejä
Sähköpostilaatikko on tyypillisesti täynnä vanhoja viestejä, joiden säilyttämisessä ei ole enää järkeä. Joko viestin aihe on loppuun käsitelty, yhteyshenkilö vaihtunut tai koko viestittelyn kohteena ollutta yritystä ei ole enää olemassa. Lisäksi postilaatikkoa täyttävät mainokset, kalenterimuistutukset ja muut hyödyttömät viestit. Onko tällaisten viestien säilyttämisellä arvoa?
Ratkaisu: poista jatkossa jokainen viesti heti, kun et usko palaavasi siihen enää tulevaisuudessa. Ei liene kovinkaan tärkeää muistaa, että sait 20.5.2016 kutsun kokoukseen, joka lopulta vieläpä peruuntui.
2. Ole järjestelmällinen
Sähköpostilaatikko täyttyy uudestaan alta aikayksikön, jos annat sen tapahtua. Tärkein työväline sähköpostin siisteyden ylläpitämiseen onkin järjestelmällisyys:
- Jos saapunut posti vaatii vain lyhyitä, korkeintaan parin minuutin mittaisia toimenpiteitä, tee ne ja poista viesti.
- Älä jätä toimenpiteitä vaativia viestejä saapuneet-kansioon, vaan luo tarpeesi mukaan alakansioita ja siirrä posti oikeaan kansioon välittömästi sen luettuasi.
- Nimeä alakansiot tarvittavan toimenpiteen mukaan: tehtävät, toimintaohjeet, palattavat jne. Luo oma systeemi, joka tukee työskentelyäsi. Joku voi tarvita vain kaksi kansiota, toinen tarvitsee tusinan verran. Mikä vain toimii sinun työssäsi.
- Aloita jo seuraavasta saamastasi viestistä ja pidä systeemiä yllä.
3. Aloita alusta
Sähköposteja tulee koko ajan lisää. Siksi helpoin konsti olla häiriintymättä uusista viesteistä ja niihin reagoimisesta on aloittaa viestien tuhoaminen ja kansioihin järjestäminen vanhimmista posteista. Mitä vanhempi viesti, sitä matalampi kynnys sen poistamiseen on. Opittuasi poistamisen jalon taidon se onnistuu jatkossa uusienkin postien kohdalla. Huomaat nopeasti, kuinka sekä sähköpostilaatikko että mieli kevenevät.
4. Älä yritä tehdä kaikkea kerralla
Inboxissasi saattaa olla viisinumeroinen luku viestejä, jolloin urakka tuntuu ylitsepääsemättömän hankalalta. Muista siis omat rajasi ja varaa siivoustyölle aikaa. Varaa kalenteriisi esimerkiksi muutaman päivän välein vartin tai puolen tunnin mittaisia slotteja, jolloin keskityt siivous- ja tuhotöihin.
5. Nauti siisteydestä
Näillä ohjeilla toimiessasi sähköposti muuttuu epämääräisestä viestimylläkästä siksi arvokkaaksi työkaluksi, joksi se on tarkoitettu. Nauti!
Henri Vänskä
CONTENT SPECIALIST