Onko aika hallinnassa?
Tuntuuko välillä siltä, että aika karkaa käsistä? Suunnitellut tehtävät myöhästyvät sovitusta, tekemisessä on kohtuullisen kokoaikaisesti kiireen tunne.
Sanonta ”aikaa ei voi hallita” pitää ikävä kyllä paikkansa. Mutta ajankäyttömme osalta olemme omillamme. Meillä kaikilla on 24 tuntia vuorokaudessa käytettävissämme, ja jokainen meistä päättää ihan itse, miten ja mihin omansa käyttää. Ajankäytön hallinta onnistuu jokaiselta joko vanhoilla tai uutta teknologiaa hyödyntävillä metodeilla.
Jokainen meistä on oma persoonansa, joten myös tavat ja osaaminen ajankäytönhallintaan vaihtelevat. Tässä on hyvä tunnistaa omat piirteensä ja etsiä itselle sopivimpia tapoja järjestellä aikatauluja.
Selkeiden tavoitteiden asettaminen helpottaa myös aikataulutuksia. Tavoitteet kannattaa rakentaa toki tavoitteellisesti, mutta myös realistisesti. Tavoitteiden paloittelun pienemmiksi kokonaisuuksiksi on todettu auttavan arjen suunnittelussa; mitkä ovat tavoitteesi tälle päivälle, tulevalle viikolle, tulevalle vuodelle..
Ajankäytön hallintaan on tarjolla monenmoisia malleja. Kuuluisin lienee presidentti Eisenhowerin matriisi: “Mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä, ja mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää.” Eisenhowerin matriisi on tosi yksinkertainen, mutta yllättävän tehokas. Siinä kaikki tehtävät jaetaan neljään osaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:
- tärkeät ja kiireelliset -> tee heti
- tärkeät, mutta ei niin kiireelliset -> varaa tekemiselle aika kalenterista
- ei tärkeät, mutta kiireelliset -> yritä delegoida
- ei tärkeät ja ei kiireelliset -> nämä lienevät melko turhia juttuja, jotka hoidetaan jos/kun on aikaa.
Pomodoro-tekniikka
Toinen käytetty malli on Pomodoro-tekniikka eli tomaattitaktiikka. Pomodoro perustuu siihen, että käynnissä olevaan työtehtävään keskitytään 25 minuuttia tehokkaasti ja sitten pidetään viiden minuutin tauko. Aina neljän 25 minuutin työskentelyjakson eli pomodoron jälkeen pidetään hieman pidempi, 15–30 minuutin tauko.
Multitaskaaminen – vaikka kuulostaa tosi tehokkaalta – sopii meille kuitenkin aivotutkijoiden mukaan huonosti. Heidän mukaansa olemme tehokkaimmillaan keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan, kunnolla. Pomodoro-tekniikalla multitaskaaja oppii priorisoimaan ja saa uuden tavan aikatauluttaa tehtäviä ja tekemistä.
Nykyaikaista ajanhallintaa mobiilisti
Ajankäytön perinteinen hallintatyökalu on kalenteri. Paperisten kalenterien rinnalle on tullut digikalentereita ja mobiilisovelluksia. Toiset näistä ovat parhaimmillaan tehtävälistoissa, toiset kalenteritoiminnoissa. Googlen kalenteri taipuu hyvin päivä-, viikko- tai pidempien aikojen tavoitteiden suunnitteluun. Toinen suomenkielinen ilmaiskalenteri on Microsoft Outlook. Apple-laitteille suunnitelluista kalentereista Fantastical 2 on yksi toimivimmista. Jos haussa on enemmänkin ajankäytön seuranta, esimerkiksi Androidin CloudCal on hyvä sovellus.
Tehtävälistoille löytyy myös omat sovelluksensa. Suosittuja ovat muun muassa Microsoft To-Do ja Google Keep. Applella on myös oma Muistiinpanot-sovellus, joka synkronoi tiedot automaattisesti MAC-tietokoneiden kanssa.
Onko kalentereilla vielä paikkansa?
Kyllä on! Vaikka käytänkin itse Microsoftin Outlook –sovellusta, löytyy seinältäni myös koko vuoden näyttävä vuosikalenteri ja työpöydältäni Protime (se perinteinen vaakamallinen pöytäkalenteri).
Itseäni helpottaa, kun näen toisesta vuoden ja toisesta kaksi viikkoa kerralla. Pöytämalliseen kirjoittelen myös tehtävien deadline-merkintöjä – visuaalisuus auttaa minua asioiden priorisoinnissa ja aikataulussa pysymisessä.
Tehtävälistat kirjoitan edelleen ihan käsin A4-muistikirjaan. Se kun vaan tuntuu niin älyttömän hyvältä saada yliviivata tehdyt tehtävät punakynällä!
Eeppo Haukka
MARKETING AND COMMUNICATIONS MANAGER