Palaveri ei ole kirosana – käytänteet parempiin palavereihin
Tehokkuus on yksi nykyajan ehkä eniten käytetyimmistä sanoista työelämässä. Haluamme ja pyrimme olemaan tehokkaampia koko ajan, mutta monet ajatus- ja toimintamallimme eivät täysin tue sitä. Yksi pahimmista tehokkuussyöpöistä on palaverit, jotka eivät läheskään aina ole kaikille osallistujille kovinkaan merkityksellisiä tai tarpeellisia. Monet meistä ovat jumiutuneet ajattelemaan, että palaverin koolle kutsuminen on paras tapa saada asialle huomiota ja siten edistettyä sitä tehokkaimmin. Usein palaverille varataan myös turhan reilusti aikaa ja sinne kutsutaan runsaasti väkeä – kaiken varalta. Palaverit ottavatkin monesti enemmän kuin antavat.
Yksi innovatiivisimmista toimijoista maailmassa on varmastikin mm. sähköautoja valmistava Tesla. Teslan pääjohtaja Elon Musk on huomannut palaverien negatiiviset vaikutukset ja luonut niiden pohjalta seuraavat säännöt:
- Ei isoja, useamman osallistujan palavereja
- Jos et tuo lisäarvoa palaveriin, poistu
- Ei toistuvia palavereja
Muskin säännöissä pureudutaan juuri ilmeisimpiin ongelmiin palaverien suhteen. Tänä vuonna etätyön lisääntyessä räjähdysmäisesti palaverikäytännöt ja -käyttäytyminen ovat muuttuneet selkeästi. Keväällä monet siirtyivät väistämättä etäpalavereihin ja tekniikka oli vielä vierasta. Silloin palaverien alusta iso osa meni varmistaessa kuuluuko ääni tai näkyykö kuva muille osallistujille. Onneksemme olemme tulleet jo pitkälle ja etäpalaverit sujuvat tänä päivänä jo hyvällä rutiinilla. Me olemme luoneet tähän hetkeen sopivan palaveriohjeistuksen, josta jokainen voi halutessaan ottaa mallia.
Tarvitaanko palaveria?
Ennen palaverin koolle kutsumista pysähdy miettimään tarvitaanko asian hoitamiseen todella palaveria vai saisiko sen hoidettua tehokkaasti jollain muulla tavalla ja hieman ”epämuodollisemmin”.
Jos päädyt järjestämään palaverin, varmista että jaat osallistujille etukäteen agendan, taustamateriaalin sekä palaverin tavoitteen.
”Kahden pizzan” sääntö
Jos palaverin osallistujia ei pysty ruokkimaan kahdella pizzalla, niin osallistujia on liikaa. Mieti ketä asia todella koskee; osallistujan on joko pystyttävä tuomaan olennaista sisältöä palaveriin tai oltava päättävässä asemassa.
Käytä videokuvaa, jos voit
Etäpalavereissa on sielua tyhjentävää tuijottaa pelkkiä osallistujien nimiä tai 10 vuotta sitten otettuja kuvia. Älä turhaan murehdi ympäristöstäsi tai hiuksistasi, loppupeleissä kukaan ei välitä niistä. Lisäksi taustan voi useimmissa sovelluksissa sumentaa tai vaihtaa kokonaan toiseen kuvaan, joten voit rauhassa osallistua palaveriin vaikka makuuhuoneestasi käsin.
Liity virtuaalisesti
Jos osa osallistujista on toimistolla, tuntuu loogiselta, että he kokoontuvat samaan neuvottelutilaan osallistuakseen yhdessä palaveriin. Tämä kuitenkin asettaa osallistujat epätasa-arvoiseen asemaan ja etäosallistujat jäävät useimmiten paljosta paitsi. Kannattaa siis suosia kaikkien etäosallistumista.
Varaa 25 min puolen tunnin sijaan
Palaverien täyteisissä päivissä monet osallistujat liittyvät palaveriin suoraan edellisestä palaverista. Suo kaikille pieni hengähdystauko palaverien välissä ja mahdollisuus käydä vessassa tai hakea kupillinen kahvia. Aloita palaveri siis 5 minuuttia myöhemmin ja varaa sille 25 minuuttia puolen tunnin sijaan tai 55 minuuttia tunnin sijaan.
Ole ajoissa tai älä osallistu ollenkaan
Palaverista myöhästyminen on häiritsevää ja epäkunnioittavaa järjestäjää sekä muita osallistujia kohtaan. Jos tiedät myöhästyväsi sovitun palaverin alusta, ilmoita siitä järjestäjälle aina mahdollisimman pian etukäteen.
Vältä häiriötekijöitä
Kukaan meistä ei todellisuudessa pysty tekemään montaa asiaa samanaikaisesti, vaan vaihtelemme eri tehtävien välillä. Konkreettisesti se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos katsot kännykkääsi, et keskity meneillään olevaan palaveriin.
Jokainen palaveri on organisoitu
Jos olet palaverin järjestäjä, muista laittaa kutsuun valmiiksi agenda sekä miten haluat osallistujien valmistautuvan palaveriin. Varmista, että jokainen ymmärtää palaverin tarkoituksen ja on valmis ottamaan palaverin aikana sovittavia tehtäviä vastaan.
Powerpoint on luotu tehokasta viestintää varten
Huonosti valmistellut powerpoint-esitykset lannistavat helposti osallistujat. Jos et pysty esittämään asiaasi 15 powerpoint-dialla, niin silloin palaveri ei ole oikea paikka käsitellä aihetta. Esitä aiheesi yhteenvetoina ja laita tarkemmat taustatiedot liitteiksi. Pidä esityksesi selkeänä ja pelkistettynä, jotta yleisösi ei kyllästy hengiltä.
Etäpalaverit ovat tuoneet kokouksiin positiivisia asioita, joista yksi tärkeimmistä on eittämättä tehokkuus. Siinä missä aiemmin palaveri vei 1,5 tuntia, nyt sama asia käsitellään tunnissa. Useimmiten tähän johtaa se, että ylimääräinen jutusteltu jää minimiin. Kevyttä jutustelua kollegoiden kanssa myös tarvitaan, joten muista varata sille oma aikansa ja paikkansa, jos spontaanit kohtaamiset työpaikalla eivät ole mahdollisia.
Krista Vallinrinne
OFFICE ENABLER